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Kurslebenszyklus

In Kürze

  • OLAT‑Kurse werden automatisch beendet und nach mehreren Jahren gelöscht.
  • Massgebend ist das Enddatum des Kurses bzw. die Inaktivität, falls kein Enddatum gesetzt ist.
  • Kursbesitzer:innen werden bei jeder Statusänderung per E‑Mail informiert.
  • Das Kursende und der Kursstatus können unter bestimmten Bedingungen manuell angepasst werden.
  • Endgültig gelöschte Kurse können nicht wiederhergestellt werden.

Lebensphasen eines Kurses

Ein OLAT‑Kurs durchläuft folgende Phasen:

Kursende

Das Kursende bildet die Basis für alle weiteren automatischen Schritte.

  • Campuskurs (nur UZH)
    Das Enddatum wird automatisch aus dem Vorlesungsverzeichnis übernommen.
  • Manuell erstellter Kurs
    • Das Enddatum wird manuell durch die Kursbesitzer:innen gesetzt.
    • Kurs ohne Enddatum: Wenn der Kurs 6 Monate lang nicht besucht wird, gilt das aktuelle Datum automatisch als Kursende.

Status „Beendet“

6 Monate nach Kursende wird der Status automatisch auf „Beendet“ gesetzt.

Alle Mitglieder haben weiter Zugriff auf den Kurs, können aber nur noch lesen. Kursteilnehmende finden den Kurs im Tab "Beendete Kurse".

Verschiebung in den Papierkorb

4 Jahre nach Kursende wird der Kurs automatisch in den Papierkorb verschoben.

Alle Benutzerdaten werden entfernt und der Kurs ist weder für die ehemaligen Teilnehmenden noch für die Betreuer:innen aufruf- oder einsehbar.

Kursbesitzer:innen mit Autorenrechten finden die gelöschte Lernressource im Autorenbereich im Tab "Gelöschte Lernressourcen”. Über das 3-Punkte Menü kann der Kurs wiederhergestellt werden. Die Benutzerdaten werden dabei nicht wiederhergestellt.

Endgültige Löschung

6 Monate nach der Verschiebung in den Papierkorb wird der Kurs endgültig gelöscht.

Dieser Schritt ist unwiderruflich.

Fristen

Schritt Zeitpunkt
Status “Beendet” 6 Monate nach Kursende
Verschiebung in den Papierkorb 4 Jahre nach Kursende
Endgültige Löschung 6 Monate nach der Verschiebung in den Papierkorb

Hinweise für Kursbesitzer:innen

Benachrichtigungen

Bei jeder Statusänderung (z. B. Beendet, Verschiebung in den Papierkorb) erhalten die Kursbesitzer:innen eine automatische E‑Mail.

Die Benachrichtigungen dienen als Hinweis, um rechtzeitig reagieren zu können.

Handlungsmöglichkeiten

Kursbesitzer:innen können den automatischen Ablauf beeinflussen, solange der Kurs noch nicht endgültig gelöscht wurde.

Vorgehen:

  1. Kurs öffnen

  2. Administration → Einstellungen → Durchführung

    • Kurse mit Durchführungszeitraum
      • Enddatum direkt anpassen
    • Kurse ohne Durchführungszeitraum
      • Durchführungszeitraum auf "Mit Beginn- und Enddatum" setzen
      • gewünschtes Enddatum eintragen
    • Status ändern (z. B. wieder auf "Veröffentlicht")

Anpassung des Enddatums bei Campuskursen

Bei Campuskursen ist eine Anpassung des Enddatums erst möglich, nachdem der Kurs automatisch auf „Beendet“ gesetzt wurde.

Auswirkungen auf Betreuende und Teilnehmende

Teilnehmende und Betreuende erhalten keine Benachrichtigungen zum Kurslebenszyklus.

Sobald ein Kurs gelöscht ist, sind die Inhalte für Teilnehmende und Betreuende nicht mehr zugänglich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Rolle: Kursbesitzer:in

Kann ein Kurs im Status "Beendet" noch verwendet werden?

Ja. Kursteilnehmende können automatisch beendete Kurse weiterhin im Modus “Nur Lesen” öffnen und Kursmaterialien ansehen und herunterladen.
Teilnehmende können im Status «Beendet» jedoch keine Tests oder Selbsttests mehr durchführen, keine Dateien hochladen, keine Forumsbeiträge erstellen und keine Formulare ausfüllen.
Kursbesitzer:innen können beendete Kurse als Vorlage beim Erstellen von Campuskursen verwenden.

Wie kann ich einen beendeten Kurs bearbeiten?

Um den Kurs wieder zur Bearbeitung freizugeben, können Kursbesitzer:innen den Status des Kurses auf "Veröffentlicht" setzen. Das Kursenddatum muss zusätzlich unter "Administration > Einstellungen > Durchführung" auf den Zeitpunkt gesetzt werden, bis zu welchem der Kurs bearbeitbar bleiben soll.

Erhalten alle Kursteilnehmenden Benachrichtigungen über die automatischen Statusänderungen?

Nein. Automatische Benachrichtigungen werden ausschliesslich an Kursbesitzer:innen versendet.

Ich will in meinem Kurs Bewertungen durchführen, der Kurs wurde jedoch beendet. Was muss ich tun?

Kursbesitzer:innen und -betreuer:innen können in einem Kurs mit Status "Beendet" keine Bewertungen oder andere Anpassungen im Bewertungswerkzeug mehr machen. Um das Bewertungswerkzeug nutzen zu können, muss der Kurs von einer Besitzerin oder einem Besitzer in einen anderen Status als "Beendet" gesetzt werden ("Veröffentlicht" oder "Freigabe Betreuer:innen").

Kann ein beendeter Kurs als Vorlage beim Erstellen eines Campuskurses verwendet werden?

Ja. Eigene Kurse mit dem Status "Beendet" können beim Erstellen von Campuskursen als Vorlage verwendet werden (Campuskurs auf Basis eines eigenen Kurses erstellen).

Mein Kurs wird nicht mehr im Autorenbereich angezeigt. Wurde er gelöscht?

Wahrscheinlich. Kurse werden vier Jahre nach Erreichen des Enddatums (bzw. vier Jahre nach dem letzten Zugriff, falls kein Enddatum definiert ist) automatisch in den Papierkorb verschoben. Sie werden dann im Autorenbereich unter "Gelöschte Lernressourcen" angezeigt.
Nach der Verschiebung in den Papierkorb kann der Kurs durch Kursbesitzer:innen während sechs Monaten wiederhergestellt werden. Danach wird er endgültig gelöscht.
Beim automatischen Verschieben in den Papierkorb werden die Teilnehmenden aus dem Kurs entfernt und Benutzerdaten wie Testresultate oder Formularangaben gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.

Ich brauche meinen Kurs immer wieder als Vorlage zum Erstellen neuer Kurse. Was muss ich tun, damit dieser Kurs nicht automatisch gelöscht wird?

Kurse, die Sie regelmässig als Vorlage verwenden, können Sie als Template speichern. Templates sind vom Kurslebenszyklus ausgenommen und werden nicht automatisch gelöscht.

Wie kann ich verhindern, dass in meinem Kurs abgelegte Dateien automatisch gelöscht werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Dateien für die Wiederverwendung dauerhaft abzulegen:

  • Speichern Sie die Dateien in Ihrem Persönlichen Ordner (Persönliche Werkzeuge > File Hub > Persönliche Dateien)
  • Speichern Sie die Dateien im Media Center
  • Erstellen Sie eine Lernressource vom Typ "Ressourcenordner" und legen Sie die Dateien dort ab.
  • Speichern Sie die Dateien ausserhalb von OLAT (z.B. OneDrive, Sharepoint, auf Ihrem lokalen Computer oder einem externen Speichermedium)

Werden eingebundene Test-Lernressourcen beim Löschen von Kursen durch den Kurslebenszyklus ebenfalls gelöscht?

Test-Lernressourcen werden nur dann durch den Kurslebenszyklus mitgelöscht, wenn die Lernressource nur in einem einzigen Kurs eingebunden ist und dieser Kurs nach vier Jahren im Status «Beendet» und weiteren sechs Monaten im Papierkorb endgültig gelöscht wird.
Wollen Sie sicherstellen, dass eine Test-Lernressource nicht mit dem Kurs zusammen gelöscht wird, erstellen Sie im Autorenbereich eine Kopie der Test-Lernressource oder speichern Sie den Kurs als Template.

Wie kann ich einen Kurs wiederherstellen, der automatisch in den Papierkorb verschoben wurde?

Kursbesitzer:innen mit Autorenrechten können die Lernressource während sechs Monaten nach Verschiebung in den Papierkorb im Autorenbereich unter “Gelöschte Lernressourcen” wiederherstellen:

  • Menü "Autorenbereich" öffnen
  • Tab: "Gelöschte Lernressourcen" auswählen
  • Beim wiederherzustellenden Kurs das Auswahlkästchen markieren und "Wiederherstellen" wählen oder im Drei-Punkte-Menü anwählen "Wiederherstellen" auswählen.

Die beim Verschieben in den Papierkorb entfernten Benutzerdaten werden dabei nicht wiederhergestellt.

Kann ein endgültig gelöschter Kurs wiederhergestellt werden?

Nein. Die endgültige Löschung eines Kurses erfolgt sechs Monate nach der Verschiebung in den Papierkorb und ist unwiderruflich.